Quer organizar um evento para promover a sua oferta e atrair visitantes? Não sabe como colocar o seu plano em prática? Siga estas 7 estratégias em organização de eventos e crie uma experiência inesquecível.

A organização de eventos de turismo é uma excelente oportunidade para interagir com o seu público-alvo e divulgar o seu destino, produtos e serviços.

Esta é uma indústria em expansão em Portugal, a que muitas marcas recorrem para aprofundar o relacionamento com os seus clientes e criar oportunidades de negócio.

Várias organizações e municípios também organizam eventos com o intuito de dinamizar a região ou chamar a atenção para uma marca.

Contudo, a organização de eventos apresenta vários desafios de logística e planeamento, principalmente quando se trata de um evento em larga escala. Por isso, é importante contar com uma estratégia.

Para que serve a organização de eventos no turismo?

A organização de eventos é o processo de planeamento, coordenação e execução de eventos culturais, corporativos ou de entretenimento.

Envolve definir um orçamento, contactar fornecedores e artistas, escolher o espaço, cuidar da decoração, gerir a comunicação e divulgação e assegurar a logística do evento.

Mas será que vale a pena todo esse trabalho? Se pretende atrair o seu público-alvo para promover produtos ou serviços, gerar leads e aumentar a visibilidade da marca, a resposta é sim.

Uma estratégia de organização de eventos é também importante para desenvolver a economia local, uma vez que gera empregos e receitas para a região que os acolhe.

A título de exemplo, em 2022, os espetáculos ao vivo somaram 14,9 milhões de espetadores e atingiram o valor recorde de 147,3 milhões de euros em receitas de bilheteira.

Quais os tipos de eventos?

Várias entidades e organizações realizam eventos para celebrar datas importantes, apresentar os seus produtos e dar a conhecer o seu destino.

Alguns dos principais tipos de eventos podem ser:

• Espetáculos ao vivo (apresentações artísticas, como música, teatro, dança, circo, etc.);
• Conferências (reuniões de especialistas para discutir temas de interesse comum);
• Palestras: (apresentações de temas específicos, geralmente expostos por especialistas);
• Exposições (apresentações de obras de arte, produtos ou serviços);
• Feiras: (reuniões de expositores de diferentes setores);
• Festas: (celebrações de datas ou eventos especiais);
• Campeonatos (competições desportivas que reúnem atletas pela disputa de um prémio).

7 dicas para organizar um evento com sucesso

Para organizar um evento é necessário saber lidar com uma grande quantidade de informações e operações e estar atento aos imprevistos. Por isso, é importante ter uma estratégia bem definida. 

Conheça 7 passos que deve seguir na organização de eventos e garanta um planeamento eficiente.

1. Defina os objetivos e orçamento

Antes de começar o processo de planeamento, é importante que comece por estabelecer claramente os objetivos e metas do seu evento. Determine o propósito do evento, o público-alvo, os resultados esperados e o orçamento disponível. 

Esta base irá orientar todas as suas decisões subsequentes e garantir que o seu evento esteja alinhado com os resultados desejados.

2. Escolha a data e local ideais

De nada adianta promover um evento se o seu público-alvo não está disponível para comparecer. Pode ser porque a data escolhida coincida com um dia de trabalho. Ou pode ser porque o local do evento não seja de fácil acesso.

Procure conhecer mais sobre o seu público-alvo e, com base no seu perfil, decida a melhor data. Tenha também em conta a disponibilidade dos fornecedores e o tipo de evento (feira, conferência, reunião de negócios, festa, etc.) ao escolher a data e horário.

Quanto ao local, não se esqueça de fatores como a acessibilidade, estacionamento, tamanho e adequabilidade, para que acomode confortavelmente o seu público-alvo.

3. Estabeleça parcerias locais

Quanto mais cedo começar a colaborar com fornecedores, profissionais e empresas de gestão de eventos da região, mais eficiente e personalizado será o seu evento.

Estabelecer parcerias locais pode ajudar a enfrentar com maior facilidade desafios logísticos, obter informações privilegiadas sobre locais, atividades e fornecedores, e garantir uma organização de eventos mais ágil e descomplicada.

4. Use a tecnologia a seu favor

Não tirar partido da tecnologia para otimizar o planeamento e coordenação do seu evento é uma oportunidade perdida. Estas ferramentas e plataformas permitem-lhe poupar tempo, reduzir custos e alcançar de forma estratégica o seu público-alvo.

Por exemplo, existem softwares de gestão, apps e plataformas digitais que permitem fazer o registo de participantes e venda de bilhetes, programar toda a logística, divulgar o evento, comunicar com o seu público-alvo e vender bilhetes online.

Existem imensas formas de aproveitar a tecnologia para simplificar a organização de eventos. Pesquise as ferramentas disponíveis no mercado e use a criatividade!

5. Crie um cronograma

Toda a organização de eventos necessita de um cronograma. Saber os passos que faltam completar e acompanhar o processo, desde a escolha do local, contacto com fornecedores, contratação de artistas até à desmontagem dos equipamentos, é essencial para garantir que nada falha.

Um bom cronograma deve cobrir todas as variáveis e antecipar as seguintes questões:

• Quando devem ser contratados os fornecedores?
• Quando vão ser realizados os pagamentos?
• Qual a antecedência do envio dos convites?
• Deve ser enviado um lembrete ao aproximar-se a data do evento?

Lembre-se que o cronograma não termina no dia do evento. Além de começar muito antes da sua data de realização, o cronograma deve prolongar-se após o evento, para que não fiquem pontas soltas.

6. Promova o seu evento

Como é que o seu público pode mostrar interesse num evento cuja existência desconhece? A resposta é lógica: não pode. É por isso que é crucial divulgar o seu evento nos canais certos.

Essa divulgação pode ser realizada através de métodos tradicionais, como a distribuição de panfletos ou afixação de cartazes, ou por meio de uma estratégia de marketing digital.

A promoção do seu evento através do seu site, redes sociais ou anúncios pagos apresenta menores custos e permite alcançar as pessoas com o perfil desejado. Um especialista em marketing pode ajudar na preparação e implementação da sua estratégia.

7. Avalie e obtenha feedback

Após a conclusão do evento, não se esqueça de reservar tempo para avaliar o sucesso do evento e recolher feedback dos participantes, fornecedores e parceiros. Realize inquéritos pós-evento, analise os dados e avalie se o evento alcançou os seus objetivos.

Utilize o feedback recebido para melhorar futuros eventos e construir relações mais sólidas com participantes e partes interessadas.

Procura um especialista para organizar o seu evento?

Organizar um evento é uma tarefa complexa, que implica custos e tempo gasto na coordenação de vários elementos. É um processo desgastante que, se não for bem planeado, pode trazer alguns imprevistos pelo meio.

A ajuda de um especialista em organização de eventos pode ser essencial para fornecer os contactos certos, orientar todo o processo e fazer a gestão da logística e dos timings.

Pode contar com o apoio do Fórum Consulting para definir e implementar a sua estratégia de planeamento. Contamos com uma vasta experiência e um portfólio diversificado, que nos permite garantir o sucesso do seu evento.

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